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Examen de la materia de Informática IV, Parcial III

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Equipo: Alvarado González y Benítez Herrera

Formularios e Informes en Access [Actividad 4]

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Formularios

Los formularios se emplean para ingresar, modificar y revisar la información de algún registro. La razón por la que los formularios se usan de manera tan frecuente es porque son una forma sencilla de guiar a las personas en registrar su información correctamente. 

     Cuando ingresas información en Access usando un formulario, los datos van exactamente al lugar de la base de datos que quieres, en una o más tablas si así lo necesitas.

¿Cómo hacer un formulario?

En la ficha de Crear le damos click en el botón de Asistente para formularios.

Se va a abrir el Asistente para formularios y elegiremos los campos que deseamos incluir en nuestro formulario. Al terminar se le da click en Siguiente.

Ahora vamos a elegir el que formato de distribución que más sea de nuestro agrado o cubra nuestras necesidades. Al terminar se le da click en Siguiente.

Y por último le vamos a poner título a nuestro formulario, después a darle click en Modificar diseño y Finalizar.

Al final nos quedará en Vista diseño, de la siguiente manera.

Diseño de nuestro formulario

Para que nuestro formulario tenga una mejor apariencia, vamos a darle formato ya sea cambiandole el fondo, color de letra, tamaño,moviendo las celdas, et.

Para ver como quedó, nos cambiamos a Vista formulario.

Controles

Esta herramienta de Access, seguro nos es conocida. Los controles nos van a servir para hacer que el Formulario sea más interactivo, además de facilitarnos su llenado.

Para insertar uno, desde la Vista diseño de formulario,  le damos click en el control llamado Boton que tiene como imagen un rectangulo con 4 equis por dentro.

Automáticamente se nos va a abrir el Asistente para botones de comando y nos va dar diversas opciones de botones. Elige el que más adecuado para cubrir nuestra necesidad y le damos click en Siguiente.

Después vamos a elegir su apariencia, teniendo como opción que sea Texto dentro de nuestro botón o alguna Imagen. Se le da click en Siguiente.

Por último nos pide que le asignemos un nombre a nuestro botón. Click en Finalizar.

En Vista diseño, va a verse de la siguiente manera:

Si lo deseamos, podemos modificar su tamaño, ubicación, color de relleno, letra, etc.

Para ver como queda, nos vamos a Vista Formulario.

Agregar Imagen

Para agregar una imagen, en Vista diseño, en la pestaña de Diseño, nos aparece el botón de Agregar imagen, se le da click.

Se le daa click en Examinar y se busca la carpeta que contenga la imagen que deseas poner.

A la imagen se le puede mover de lugar o modificar el tamaño, según sea nuestro gusto.

Y al final, nos vamos a Vista Formulario para ver como quedó.

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Informes

Los informes sirven para presentar los datos de una tabla o consulta, generalmente para imprimirlos. La diferencia básica con los formularios es que los datos que aparecen en el informe sólo se pueden visualizar o imprimir (no se pueden modificar) y en los informes se puede agrupar más facilmente la información y sacar totales por grupos.

¿Cómo hacer un informe?

En la ficha de Crear, buscamos la opción de Asistente para informes y le damos click.

Una vez abierta la ventana de Asistente para informes, nos va a pedir que agreguemos los campos que queremos que aparezcan en nuestro informe y se le da click en Siguiente.

Después nos va a preguntar si deseamos agregar algún nivel de agrupamiento.

Elegimos los niveles si así lo queremos y podremos observar como quedaría agrupado. Damos click en Siguiente.

Después nos pedirá los criterios de orden, una vez puesto, le damos click en Siguiente.

El siguiente paso es elegir la distribución y orientación del informe.

Y por último, se le asígna el nombre al Informe. Click en Finalizar.

Nuestro Informe se verá de la siguiente manera:

Diseño del Informe

En Vista diseño, dentro de las fichas, nos vamos a las Herramientas de diseño de informe y le damos click en Formato.

Ahí podemos cambiar la fuente, color de letra, tamaño, espacio entre líneas, alineación del texto, etc.

Para ver como nos quedó, nos vamos a la Vista informe.

Formato condicional

El formato condicional permite resaltar de forma selectiva determinados datos en un formulario o informe para que éste resulte más fácil de entender.


Para poner un formato condicional, tenemos que estar en Vista diseño y vamos a seleccionar el dato en el que deseamos aplicarlo. Veremos que se va a habilitar el botón de Formato condicional y le damos click.

Se nos va a abrir  la ventana, y elegimos la opción Nueva regla. Click en Aceptar.

Seleccionamos el tipo de regla y la descripción. Después le damos el formato que deseamos y le damos click en Aceptar.

Veremo que en la tabla anterior ya nos aparece la regla, le damos click en Aceptar.

Finalmente nos vamos a Vista informe y ahí podremos observar los cambios por el Formato condicional.

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Consultas en Access [Actividad 3]

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Las consultas son una forma de buscar y recopilar información de una o más tablas  para conseguir información detallada de una base de datos. Al crear una consulta en Access 2010, defines condiciones específicas de búsqueda para encontrar, exactamente, la información que deseas.

¿Cómo crear una consulta?

El primer paso para crear una consulta en Access es saber la pregunta que deseamos hacer a la base de datos, así que antes de iniciar con el Asistente para consultas debemos tener una idea del tipo de información que deseamos obtener.

Tipos asistente de consulta

• Asistente para consulta sencilla: Permite hacer rápidamente consultas de selección o resúmenes.
• Asistente para consulta de tabla de referencia cruzada: Muestra los datos en un formato compacto, similar a una hoja de datos.
• Asistente para búsqueda de duplicados: Permite localizar valores repetidos dentro un campo de una tabla o de una consulta.
• Asistente para búsqueda de no coincidentes: Sirve para buscar valores del campo de una tabla que no estén en un campo de otra tabla.

Ejemplo:

Ya que tenemos la idea, nos iremos a la ficha de Crear y le daremos click en el botón de Asistente para consultas.

Una vez hecho, se va a abrir la ventana de  Asistente para consultas y elegimos la que nos sea más conveniente. En mi caso voy a elegir el Asistente para consultas Sencillas.

Nuestro segundo paso será elegir el/los campo(s) que deseamos incluir en nuestra consulta.

Y finalmente le pondremos un nombre a la Consulta y le damos click en abrir la consulta o Modificarla.

Para ver como quedó sólo basta con darle click en Ejecutar. 

Criterios de Consulta

Cuando se desea limitar los resultados de una consulta según los valores de un campo, lo ideal es utilizar un criterio de búsqueda. Un criterio de búsqueda es una expresión que Access compara con valores de campo de consulta para determinar si incluir el registro que contiene cada valor. 

Lista con ejemplos de posibles criterios de consulta en Access: Click Aquí

Ejemplo:

En Vista diseño de la consulta previamente elaborada, vamos a situarnos en el campo que deseamos utilizar el criterio. En mi caso, haré un criterio para que me aparezca en mi consulta unicamente los alumnos que asisten a clases en la modalidad Mixto.

En la línea de Criterio, escribiré: ="Mixto"

(Como se muestra en la imagen)

Una vez hecho, nuestro siguiente paso será darle click en el botón de Ejecutar.

Y finalmente podremos observar que nos van a aparecer los datos que solicitamos en nuestro criterio.

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Creación y edición de tablas en Access [Actividad 2]

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Las tablas son objetos fundamentales de una base de datos porque en ellas es donde se conserva toda la información o los datos. Una tabla está formada por registros (filas) y campos (columnas). Los campos contienen diferentes tipos de datos, como texto, números, fechas e hipervínculos.

¿Cómo crear una tabla?

Antes de empezar a crear una tabla en Access debemos diseñar la base de datos para poder conocer los requisitos de nuestra tabla. Una vez que sabemos estos requisitos podemos proceder fácilmente a su creación dentro de la herramienta.

     Una vez ya hecho eso, abriremos Microsoft Access y le daremo en crear hoja. Después nos iremos a la ficha Crear y se le da click en Tabla.

Una vez hecho, del lado izquierdo verás la nueva tabla que haz creado y del lado izquierdo nuestra cuadricula para la tabla.

Ahora nos iremos a la Vista Diseño.

Ante de mandarnos a la vista diseño, se va abrir una ventana dónde nos pide que le demos un nombre a la tabla para guardarla.

Después de darle el nombre, se va a abrir la Vista Diseño.

Ahora nuestro siguiente paso será el añadir los campos que vamos a necesitar para nuestra tabla. En este momento importante elegir el tipo de dato más acorde al campo.

Tipos de Datos

A continuación, te mostraré los diferentes Tipos de datos que puedes encontrar.

Texto
Permite almacenar cualquier tipo de texto, tanto caracteres como dígitos y caracteres especiales. Tiene una longitud por defecto de 50 caracteres, siendo su longitud máxima de 255 caracteres. Normalmente se utiliza para almacenar datos como nombres, direcciones o cualquier número que no se utilice en cálculos, como números de teléfono o códigos postales.

Memo
Se utiliza para textos de más de 255 caracteres como comentarios o explicaciones. Tiene una longitud máxima de 65,536 caracteres. Access recomienda para almacenar texto con formato o documentos largos adjuntar el archivo.

Número
Para datos numéricos utilizados en cálculos matemáticos. Dentro del tipo número la propiedad tamaño del campo nos permite concretar más. En resumen los tipos Byte, Entero y Entero largo permiten almacenar números sin decimales; los tipos Simple, Doble y Decimal permiten decimales; el tipo Id. de réplica se utiliza para claves autonuméricas en bases réplicas.

Fecha/Hora
Para la introducción de fechas y horas desde el año 100 al año 9999.

Moneda
Para valores de dinero y datos numéricos utilizados en cálculos matemáticos en los que estén implicados datos que contengan entre uno y cuatro decimales. La precisión es de hasta 15 dígitos a la izquierda del separador decimal y hasta 4 dígitos a la derecha del mismo. Access recomienda utilizar el tipo Moneda para impedir el redondeo de cifras en los cálculos. Un campo Moneda tiene una precisión de hasta 15 dígitos a la izquierda de la coma decimal y 4 dígitos a la derecha. Un campo Moneda ocupa 8 bytes de espacio en disco.

Autonumeración
Número secuencial (incrementado de uno a uno) único, o número aleatorio que Microsoft Access asigna cada vez que se agrega un nuevo registro a una tabla. Los campos Autonumeración no se pueden actualizar.

Sí/No
Valores Sí y No, y campos que contengan uno de entre dos valores (Sí/No, Verdadero/Falso o Activado/desactivado).

Objeto OLE
Objeto como por ejemplo una hoja de cálculo de Microsoft Excel, un documento de Microsoft Word, gráficos, imágenes, sonidos u otros datos binarios. Si trabajas con bases de datos creadas con otras versiones de Access, los archivos insertados como objeto OLE seguirán funcionando perfectamente. Pero si lo que estás haciendo es crear una nueva base de datos, es interesante que no utilices este tipo de datos, porque a partir de la versión 2007 empezó a considerarse obsoleto y a utilizar, en su lugar, el tipo Datos adjuntos que veremos más adelante.

Hipervínculo
Texto o combinación de texto y números almacenada como texto y utilizada como dirección de hipervínculo. Una dirección de hipervínculo puede tener hasta tres partes: Texto: el texto que aparece en el campo o control. Dirección: ruta de acceso de un archivo o página. Subdirección: posición dentro del archivo o página. Sugerencia: el texto que aparece como información sobre herramientas.

Datos adjuntos
Puede adjuntar archivos de imágenes, hoja de cálculo, gráficos y otros tipos de archivos admitidos, a los registros de la base de datos de forma similar a como adjunta archivos a los mensajes de correo electrónico. Los campos de datos adjuntos ofrecen mayor flexibilidad que los campos de tipo Objeto OLE, y utilizan el espacio de almacenamiento de manera más eficaz porque no crean una imagen de mapa de bits del archivo original.

Calculado
Un campo calculado es un campo cuyo valor es resultado de una operación aritmética o lógica que se realiza utilizando otros campos. Por ejemplo podría ser un campo Total que calcula su valor multiplicando Precio * Cantidad en una línea de pedido.

Asistente para búsquedas
Crea un campo que permite elegir un valor de otra tabla o de una lista de valores mediante un cuadro de lista o un cuadro combinado. Al hacer clic en esta opción se inicia el Asistente para búsquedas y al salir del Asistente, Microsoft Access establece el tipo de datos basándose en los valores seleccionados en él.

Propiedades de los campos

La ventana de diseño de la tabla esta dividida en dos partes, la parte superior se utiliza para introducir las características básicas de los comandos, que hemos visto anteriormente.

En la parte inferior introduciremos las propiedades de los campos.

Como se puede ver, en la parte inferior hay dos pestañas, la primera de ellas "General" se utiliza para definir las propiedades. La segunda pestaña "Búsqueda" la trataremos en otra ocasión más oportuna.

Las propiedades de campos varían según el tipo de datos que tenemos señalado en cada momento.

Importar y exportar datos

Una de las características más útiles de Access es la capacidad de interactuar con datos de muchos otros programas. Éstas son solo algunas de las formas en que se podrían usar las características de intercambio de datos de Access:

• Para combinar datos que se crearon en otros programas.
• Para transferir datos entre otros dos programas.
• Para acumular y almacenar datos a largo plazo, exportando ocasionalmente datos a otros programas como Excel para su análisis.

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