Access [Actividad 1]

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Podemos definir Access como una herramienta para la administración de bases de datos relacionales. En su forma más simple, una base de datos es una colección de datos relacionados a un tema particular, una lista de datos. Cuando se efectúa una lista de direcciones, nombres, productos, se está generando una base de datos. 

¿Para qué sirve Access?

Almacenar datos

Una base de datos almacena datos relacionados con un asunto o propósito particular (por ejemplo, una lista de recetas o los clientes de una empresa); también facilita las tareas de agregar, actualizar, organizar y eliminar datos.

Buscar datos

Puede ubicarse un dato fácil y rápidamente. Por ejemplo, buscar los clientes de apellido "Gómez" que residan en la localidad cuyo código postal es 1200.

Analizar e imprimir información

Se pueden realizar cálculos con los datos almacenados en la base de datos; por ejemplo, calcular qué porcentaje de las ventas totales fue realizado en la provincia de Chubut.

Manejar datos

Una base de datos permite manejar con relativa facilidad grandes volúmenes de datos, por ejemplo cambiar el encargado de ventas de todos los clientes de una zona.

Compartir datos

La mayoría de los programas de bases de datos permiten que más de un usuario acceda simultáneamente a los mismos datos; los denominaremos bases de datos multi-usuario.

Los datos se ingresan una sola vez, de una forma determinada y luego pueden manipularse para extraer la información ordenada y seleccionada por múltiples criterios.

Elementos de Access

Tablas

Una tabla de una base de datos es similar en apariencia a una hoja de cálculo, en cuanto a que los datos se almacenan en filas y columnas. Como consecuencia, normalmente es bastante fácil importar una hoja de cálculo en una tabla de una base de datos. La principal diferencia entre almacenar los datos en una hoja de cálculo y hacerlo en una base de datos es la forma de organizarse los datos.

Para lograr la máxima flexibilidad para una base de datos, la información tiene que estar organizada en tablas, para que no haya redundancias. 

Cada fila de una tabla se denomina registro. En los registros es donde se almacena cada información individual. Cada registro consta de campos (al menos uno). Los campos corresponden a las columnas de la tabla. Los campos se deben configurar con un determinado tipo de datos, ya sea texto, fecha, hora, numérico, o cualquier otro tipo.

Formularios

Los formularios se conocen a veces como "pantallas de entrada de datos". Son las interfaces que se utilizan para trabajar con los datos y, a menudo, contienen botones de comando que ejecutan diversos comandos. Se puede crear una base de datos sin usar formularios, editando los datos de las hojas de las tablas. No obstante, casi todos los usuarios de bases de datos prefieren usar formularios para ver, escribir y editar datos en las tablas.

Los formularios proporcionan un formato fácil de utilizar para trabajar con los datos. Además, se les puede agregar elementos funcionales, como botones de comando. Puede programar los botones para determinar qué datos aparecen en el formulario, abrir otros formularios o informes, o realizar otras tareas diversas. 

Los formularios también permiten controlar la manera en que otros usuarios interactúan con los datos de la base de datos. Así, se favorece la protección de los datos y se facilita la entrada correcta de datos.

Informe

Los informes sirven para resumir y presentar los datos de las tablas. Normalmente, un informe responde a una pregunta específica, como "¿Cuánto dinero se ha facturado por cliente este año?" o "¿En qué ciudades están nuestros clientes?" Cada informe se puede diseñar para presentar la información de la mejor manera posible.

Un informe se puede ejecutar en cualquier momento y siempre reflejará los datos actualizados de la base de datos. Los informes suelen tener un formato que permita imprimirlos, pero también se pueden consultar en la pantalla, exportar a otro programa o enviar por correo electrónico.

Consultas

Las consultas son las que verdaderamente hacen el trabajo en una base de datos. Pueden realizar numerosas funciones diferentes. Su función más común es recuperar datos específicos de las tablas. Los datos que desea ver suelen estar distribuidos por varias tablas y, gracias a las consultas, puede verlos en una sola hoja de datos. Además, puesto que normalmente no desea ver todos los registros a la vez, las consultas le permiten agregar criterios para "filtrar" los datos hasta obtener solo los registros que desee. Las consultas a menudo sirven de origen de registros para formularios e informes.

Algunas consultas son "actualizables", lo que significa que es posible editar los datos de las tablas base mediante la hoja de datos de la consulta. Si trabaja con una consulta actualizable, recuerde que los cambios se producen también en las tablas, no solo en la hoja de datos de la consulta.

Hay dos tipos básicos de consultas: las de selección y las de acción.

Una consulta de selección simplemente recupera los datos y hace que estén disponibles para su uso. Los resultados de la consulta pueden verse en la pantalla, imprimirse o copiarse al portapapeles. O se pueden utilizar como origen de registros para un formulario o un informe.

Una consulta de acción, como su nombre indica, realiza una tarea con los datos. Las consultas de acción pueden servir para crear tablas nuevas, agregar datos a tablas existentes, actualizar datos o eliminar datos.

Diferencias entre Access y Excel

Microsoft posee dos productos diferentes, Access y Excel, los cuales muchas personas usan de manera intercambiable. Sin embargo, cada uno tiene su propio propósito y alguno de los dos puede ser mejor que el otro dependiendo de tus necesidades.


Propósito
La diferencia más importante entre Microsoft Access y Microsoft Excel es el propósito de cada software. Access es un programa de base de datos que se interrelaciona, mientras que Excel es una hoja de cálculo. Access maneja grandes cantidades de datos y Excel realiza cálculos matemáticos.

Datos relacionados
Si necesitas crear un vínculo entre tus datos, Access es el único que puede efectuar esta acción. Debido a que utiliza sólo archivos planos, Excel tiene una funcionalidad limitada y no puede hacer el tipo de vinculaciones que puede hacer Access.

Comodidad a la hora de usarlos
Excel es más fácil de usar y mucho más intuitivo que Access, con una interfaz gráfica de usuario que se asemeja a Word, otro programa de uso común.

Tamaño
Excel sólo puede manejar hasta 15.000 registros. Access está destinado a manejar miles de registros más, todos vinculados a través de varias tablas.

Tipo de consultas
Access está destinado a crear consultas calculadas, haciendo vínculos basados a través de un "asistente" o programado por el usuario. Excel no tiene la capacidad para hacerlo, aunque puede crear tablas, gráficos y tablas dinámicas.

Cálculos
Excel está diseñado con el propósito de manejar datos numéricos y ejecutar ecuaciones. Access es capaz de hacerlo, pero que no es su función principal.