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Formularios
Los formularios se emplean para ingresar, modificar y revisar la información de algún registro. La razón por la que los formularios se usan de manera tan frecuente es porque son una forma sencilla de guiar a las personas en registrar su información correctamente.
Cuando ingresas información en Access usando un formulario, los datos van exactamente al lugar de la base de datos que quieres, en una o más tablas si así lo necesitas.
¿Cómo hacer un formulario?
En la ficha de Crear le damos click en el botón de Asistente para formularios.
Se va a abrir el Asistente para formularios y elegiremos los campos que deseamos incluir en nuestro formulario. Al terminar se le da click en Siguiente.
Ahora vamos a elegir el que formato de distribución que más sea de nuestro agrado o cubra nuestras necesidades. Al terminar se le da click en Siguiente.
Y por último le vamos a poner título a nuestro formulario, después a darle click en Modificar diseño y Finalizar.
Al final nos quedará en Vista diseño, de la siguiente manera.
Diseño de nuestro formulario
Para que nuestro formulario tenga una mejor apariencia, vamos a darle formato ya sea cambiandole el fondo, color de letra, tamaño,moviendo las celdas, et.
Para ver como quedó, nos cambiamos a Vista formulario.
Controles
Esta herramienta de Access, seguro nos es conocida. Los controles nos van a servir para hacer que el Formulario sea más interactivo, además de facilitarnos su llenado.Para insertar uno, desde la Vista diseño de formulario, le damos click en el control llamado Boton que tiene como imagen un rectangulo con 4 equis por dentro.
Automáticamente se nos va a abrir el Asistente para botones de comando y nos va dar diversas opciones de botones. Elige el que más adecuado para cubrir nuestra necesidad y le damos click en Siguiente.
Después vamos a elegir su apariencia, teniendo como opción que sea Texto dentro de nuestro botón o alguna Imagen. Se le da click en Siguiente.
Por último nos pide que le asignemos un nombre a nuestro botón. Click en Finalizar.
En Vista diseño, va a verse de la siguiente manera:
Si lo deseamos, podemos modificar su tamaño, ubicación, color de relleno, letra, etc.
Para ver como queda, nos vamos a Vista Formulario.
Agregar Imagen
Para agregar una imagen, en Vista diseño, en la pestaña de Diseño, nos aparece el botón de Agregar imagen, se le da click.
Se le daa click en Examinar y se busca la carpeta que contenga la imagen que deseas poner.
A la imagen se le puede mover de lugar o modificar el tamaño, según sea nuestro gusto.
Y al final, nos vamos a Vista Formulario para ver como quedó.
Los informes sirven para presentar los datos de una tabla o consulta, generalmente para imprimirlos. La diferencia básica con los formularios es que los datos que aparecen en el informe sólo se pueden visualizar o imprimir (no se pueden modificar) y en los informes se puede agrupar más facilmente la información y sacar totales por grupos.
Una vez abierta la ventana de Asistente para informes, nos va a pedir que agreguemos los campos que queremos que aparezcan en nuestro informe y se le da click en Siguiente.
Después nos va a preguntar si deseamos agregar algún nivel de agrupamiento.
Elegimos los niveles si así lo queremos y podremos observar como quedaría agrupado. Damos click en Siguiente.
El siguiente paso es elegir la distribución y orientación del informe.
Y por último, se le asígna el nombre al Informe. Click en Finalizar.
Nuestro Informe se verá de la siguiente manera:
Ahí podemos cambiar la fuente, color de letra, tamaño, espacio entre líneas, alineación del texto, etc.
Para ver como nos quedó, nos vamos a la Vista informe.
Para poner un formato condicional, tenemos que estar en Vista diseño y vamos a seleccionar el dato en el que deseamos aplicarlo. Veremos que se va a habilitar el botón de Formato condicional y le damos click.
Se nos va a abrir la ventana, y elegimos la opción Nueva regla. Click en Aceptar.
Seleccionamos el tipo de regla y la descripción. Después le damos el formato que deseamos y le damos click en Aceptar.
Veremo que en la tabla anterior ya nos aparece la regla, le damos click en Aceptar.
Finalmente nos vamos a Vista informe y ahí podremos observar los cambios por el Formato condicional.
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Informes
Los informes sirven para presentar los datos de una tabla o consulta, generalmente para imprimirlos. La diferencia básica con los formularios es que los datos que aparecen en el informe sólo se pueden visualizar o imprimir (no se pueden modificar) y en los informes se puede agrupar más facilmente la información y sacar totales por grupos.
¿Cómo hacer un informe?
En la ficha de Crear, buscamos la opción de Asistente para informes y le damos click.
Una vez abierta la ventana de Asistente para informes, nos va a pedir que agreguemos los campos que queremos que aparezcan en nuestro informe y se le da click en Siguiente.
Después nos va a preguntar si deseamos agregar algún nivel de agrupamiento.
Elegimos los niveles si así lo queremos y podremos observar como quedaría agrupado. Damos click en Siguiente.
Después nos pedirá los criterios de orden, una vez puesto, le damos click en Siguiente.
El siguiente paso es elegir la distribución y orientación del informe.
Y por último, se le asígna el nombre al Informe. Click en Finalizar.
Nuestro Informe se verá de la siguiente manera:
Diseño del Informe
En Vista diseño, dentro de las fichas, nos vamos a las Herramientas de diseño de informe y le damos click en Formato.Ahí podemos cambiar la fuente, color de letra, tamaño, espacio entre líneas, alineación del texto, etc.
Para ver como nos quedó, nos vamos a la Vista informe.
Formato condicional
El formato condicional permite resaltar de forma selectiva determinados datos en un formulario o informe para que éste resulte más fácil de entender.Para poner un formato condicional, tenemos que estar en Vista diseño y vamos a seleccionar el dato en el que deseamos aplicarlo. Veremos que se va a habilitar el botón de Formato condicional y le damos click.
Seleccionamos el tipo de regla y la descripción. Después le damos el formato que deseamos y le damos click en Aceptar.
Veremo que en la tabla anterior ya nos aparece la regla, le damos click en Aceptar.
Finalmente nos vamos a Vista informe y ahí podremos observar los cambios por el Formato condicional.
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