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Las tablas son objetos fundamentales de una base de datos porque en ellas es donde se conserva toda la información o los datos. Una tabla está formada por registros (filas) y campos (columnas). Los campos contienen diferentes tipos de datos, como texto, números, fechas e hipervínculos.
¿Cómo crear una tabla?
Antes de empezar a crear una tabla en Access debemos diseñar la base de datos para poder conocer los requisitos de nuestra tabla. Una vez que sabemos estos requisitos podemos proceder fácilmente a su creación dentro de la herramienta.
Una vez ya hecho eso, abriremos Microsoft Access y le daremo en crear hoja. Después nos iremos a la ficha Crear y se le da click en Tabla.
Una vez hecho, del lado izquierdo verás la nueva tabla que haz creado y del lado izquierdo nuestra cuadricula para la tabla.
Ahora nos iremos a la Vista Diseño.
Ante de mandarnos a la vista diseño, se va abrir una ventana dónde nos pide que le demos un nombre a la tabla para guardarla.
Después de darle el nombre, se va a abrir la Vista Diseño.
Ahora nuestro siguiente paso será el añadir los campos que vamos a necesitar para nuestra tabla. En este momento importante elegir el tipo de dato más acorde al campo.
Texto
Permite almacenar cualquier tipo de texto, tanto caracteres como dígitos y caracteres especiales. Tiene una longitud por defecto de 50 caracteres, siendo su longitud máxima de 255 caracteres. Normalmente se utiliza para almacenar datos como nombres, direcciones o cualquier número que no se utilice en cálculos, como números de teléfono o códigos postales.
Memo
Se utiliza para textos de más de 255 caracteres como comentarios o explicaciones. Tiene una longitud máxima de 65,536 caracteres. Access recomienda para almacenar texto con formato o documentos largos adjuntar el archivo.
Número
Para datos numéricos utilizados en cálculos matemáticos. Dentro del tipo número la propiedad tamaño del campo nos permite concretar más. En resumen los tipos Byte, Entero y Entero largo permiten almacenar números sin decimales; los tipos Simple, Doble y Decimal permiten decimales; el tipo Id. de réplica se utiliza para claves autonuméricas en bases réplicas.
Fecha/Hora
Para la introducción de fechas y horas desde el año 100 al año 9999.
Moneda
Para valores de dinero y datos numéricos utilizados en cálculos matemáticos en los que estén implicados datos que contengan entre uno y cuatro decimales. La precisión es de hasta 15 dígitos a la izquierda del separador decimal y hasta 4 dígitos a la derecha del mismo. Access recomienda utilizar el tipo Moneda para impedir el redondeo de cifras en los cálculos. Un campo Moneda tiene una precisión de hasta 15 dígitos a la izquierda de la coma decimal y 4 dígitos a la derecha. Un campo Moneda ocupa 8 bytes de espacio en disco.
Autonumeración
Número secuencial (incrementado de uno a uno) único, o número aleatorio que Microsoft Access asigna cada vez que se agrega un nuevo registro a una tabla. Los campos Autonumeración no se pueden actualizar.
Sí/No
Valores Sí y No, y campos que contengan uno de entre dos valores (Sí/No, Verdadero/Falso o Activado/desactivado).
Objeto OLE
Objeto como por ejemplo una hoja de cálculo de Microsoft Excel, un documento de Microsoft Word, gráficos, imágenes, sonidos u otros datos binarios. Si trabajas con bases de datos creadas con otras versiones de Access, los archivos insertados como objeto OLE seguirán funcionando perfectamente. Pero si lo que estás haciendo es crear una nueva base de datos, es interesante que no utilices este tipo de datos, porque a partir de la versión 2007 empezó a considerarse obsoleto y a utilizar, en su lugar, el tipo Datos adjuntos que veremos más adelante.
Hipervínculo
Texto o combinación de texto y números almacenada como texto y utilizada como dirección de hipervínculo. Una dirección de hipervínculo puede tener hasta tres partes: Texto: el texto que aparece en el campo o control. Dirección: ruta de acceso de un archivo o página. Subdirección: posición dentro del archivo o página. Sugerencia: el texto que aparece como información sobre herramientas.
Datos adjuntos
Puede adjuntar archivos de imágenes, hoja de cálculo, gráficos y otros tipos de archivos admitidos, a los registros de la base de datos de forma similar a como adjunta archivos a los mensajes de correo electrónico. Los campos de datos adjuntos ofrecen mayor flexibilidad que los campos de tipo Objeto OLE, y utilizan el espacio de almacenamiento de manera más eficaz porque no crean una imagen de mapa de bits del archivo original.
Calculado
Un campo calculado es un campo cuyo valor es resultado de una operación aritmética o lógica que se realiza utilizando otros campos. Por ejemplo podría ser un campo Total que calcula su valor multiplicando Precio * Cantidad en una línea de pedido.
Asistente para búsquedas
Crea un campo que permite elegir un valor de otra tabla o de una lista de valores mediante un cuadro de lista o un cuadro combinado. Al hacer clic en esta opción se inicia el Asistente para búsquedas y al salir del Asistente, Microsoft Access establece el tipo de datos basándose en los valores seleccionados en él.
En la parte inferior introduciremos las propiedades de los campos.
Como se puede ver, en la parte inferior hay dos pestañas, la primera de ellas "General" se utiliza para definir las propiedades. La segunda pestaña "Búsqueda" la trataremos en otra ocasión más oportuna.
Las propiedades de campos varían según el tipo de datos que tenemos señalado en cada momento.
Una vez ya hecho eso, abriremos Microsoft Access y le daremo en crear hoja. Después nos iremos a la ficha Crear y se le da click en Tabla.
Una vez hecho, del lado izquierdo verás la nueva tabla que haz creado y del lado izquierdo nuestra cuadricula para la tabla.
Ahora nos iremos a la Vista Diseño.
Ante de mandarnos a la vista diseño, se va abrir una ventana dónde nos pide que le demos un nombre a la tabla para guardarla.
Después de darle el nombre, se va a abrir la Vista Diseño.
Ahora nuestro siguiente paso será el añadir los campos que vamos a necesitar para nuestra tabla. En este momento importante elegir el tipo de dato más acorde al campo.
Tipos de Datos
A continuación, te mostraré los diferentes Tipos de datos que puedes encontrar.Texto
Permite almacenar cualquier tipo de texto, tanto caracteres como dígitos y caracteres especiales. Tiene una longitud por defecto de 50 caracteres, siendo su longitud máxima de 255 caracteres. Normalmente se utiliza para almacenar datos como nombres, direcciones o cualquier número que no se utilice en cálculos, como números de teléfono o códigos postales.
Memo
Se utiliza para textos de más de 255 caracteres como comentarios o explicaciones. Tiene una longitud máxima de 65,536 caracteres. Access recomienda para almacenar texto con formato o documentos largos adjuntar el archivo.
Número
Para datos numéricos utilizados en cálculos matemáticos. Dentro del tipo número la propiedad tamaño del campo nos permite concretar más. En resumen los tipos Byte, Entero y Entero largo permiten almacenar números sin decimales; los tipos Simple, Doble y Decimal permiten decimales; el tipo Id. de réplica se utiliza para claves autonuméricas en bases réplicas.
Fecha/Hora
Para la introducción de fechas y horas desde el año 100 al año 9999.
Moneda
Para valores de dinero y datos numéricos utilizados en cálculos matemáticos en los que estén implicados datos que contengan entre uno y cuatro decimales. La precisión es de hasta 15 dígitos a la izquierda del separador decimal y hasta 4 dígitos a la derecha del mismo. Access recomienda utilizar el tipo Moneda para impedir el redondeo de cifras en los cálculos. Un campo Moneda tiene una precisión de hasta 15 dígitos a la izquierda de la coma decimal y 4 dígitos a la derecha. Un campo Moneda ocupa 8 bytes de espacio en disco.
Autonumeración
Número secuencial (incrementado de uno a uno) único, o número aleatorio que Microsoft Access asigna cada vez que se agrega un nuevo registro a una tabla. Los campos Autonumeración no se pueden actualizar.
Sí/No
Valores Sí y No, y campos que contengan uno de entre dos valores (Sí/No, Verdadero/Falso o Activado/desactivado).
Objeto OLE
Objeto como por ejemplo una hoja de cálculo de Microsoft Excel, un documento de Microsoft Word, gráficos, imágenes, sonidos u otros datos binarios. Si trabajas con bases de datos creadas con otras versiones de Access, los archivos insertados como objeto OLE seguirán funcionando perfectamente. Pero si lo que estás haciendo es crear una nueva base de datos, es interesante que no utilices este tipo de datos, porque a partir de la versión 2007 empezó a considerarse obsoleto y a utilizar, en su lugar, el tipo Datos adjuntos que veremos más adelante.
Hipervínculo
Texto o combinación de texto y números almacenada como texto y utilizada como dirección de hipervínculo. Una dirección de hipervínculo puede tener hasta tres partes: Texto: el texto que aparece en el campo o control. Dirección: ruta de acceso de un archivo o página. Subdirección: posición dentro del archivo o página. Sugerencia: el texto que aparece como información sobre herramientas.
Datos adjuntos
Puede adjuntar archivos de imágenes, hoja de cálculo, gráficos y otros tipos de archivos admitidos, a los registros de la base de datos de forma similar a como adjunta archivos a los mensajes de correo electrónico. Los campos de datos adjuntos ofrecen mayor flexibilidad que los campos de tipo Objeto OLE, y utilizan el espacio de almacenamiento de manera más eficaz porque no crean una imagen de mapa de bits del archivo original.
Calculado
Un campo calculado es un campo cuyo valor es resultado de una operación aritmética o lógica que se realiza utilizando otros campos. Por ejemplo podría ser un campo Total que calcula su valor multiplicando Precio * Cantidad en una línea de pedido.
Asistente para búsquedas
Crea un campo que permite elegir un valor de otra tabla o de una lista de valores mediante un cuadro de lista o un cuadro combinado. Al hacer clic en esta opción se inicia el Asistente para búsquedas y al salir del Asistente, Microsoft Access establece el tipo de datos basándose en los valores seleccionados en él.
Propiedades de los campos
La ventana de diseño de la tabla esta dividida en dos partes, la parte superior se utiliza para introducir las características básicas de los comandos, que hemos visto anteriormente.En la parte inferior introduciremos las propiedades de los campos.
Como se puede ver, en la parte inferior hay dos pestañas, la primera de ellas "General" se utiliza para definir las propiedades. La segunda pestaña "Búsqueda" la trataremos en otra ocasión más oportuna.
Las propiedades de campos varían según el tipo de datos que tenemos señalado en cada momento.
Importar y exportar datos
Una de las características más útiles de Access es la capacidad de interactuar con datos de muchos otros programas. Éstas son solo algunas de las formas en que se podrían usar las características de intercambio de datos de Access:- Para combinar datos que se crearon en otros programas.
- Para transferir datos entre otros dos programas.
- Para acumular y almacenar datos a largo plazo, exportando ocasionalmente datos a otros programas como Excel para su análisis.
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